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客服中心突發(fā)事件應(yīng)急處理規(guī)范

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為了確??头行牡姆€(wěn)定運行,提高異常情況處理應(yīng)變能力,特制定本規(guī)范。

規(guī)范中共涉及一般設(shè)備故障、客服中心應(yīng)用程序/網(wǎng)絡(luò)/系統(tǒng)故障、斷電、空調(diào)故障、警報及火災(zāi)、網(wǎng)站故障、呼出量增漲、媒體采訪等公共危機處理等八項內(nèi)容。

一、一般設(shè)備故障處理:

如發(fā)現(xiàn)電腦等周邊設(shè)備故障,客服中心人員應(yīng)立即上報,并聽從客服中心經(jīng)理的分配,重新安排位置或工作??头行慕?jīng)理應(yīng)及時做好記錄,并通知系統(tǒng)維護人員進行處理,以保持設(shè)備良好使用率。

故障開始和恢復時間均由客服中心經(jīng)理在管理日志上做好記錄。

二、客服中心應(yīng)用程序/網(wǎng)絡(luò)/系統(tǒng)故障處理:

客服中心人員若發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)問題,及時報客服中心經(jīng)理聯(lián)系相關(guān)部門處理,客服中心經(jīng)理需立刻根據(jù)故障類型進行初步判斷,是否需要聯(lián)系系統(tǒng)供應(yīng)商。

在系統(tǒng)被修復期間內(nèi),客服中心人員應(yīng)通過有關(guān)產(chǎn)品的文件資料盡量解決客戶的咨詢,不允許未經(jīng)許可私自退出系統(tǒng)的行為。

如需進行手工操作,客服中心人員應(yīng)詳細記下有關(guān)客戶信息,并在系統(tǒng)恢復后將記錄的相關(guān)客戶信息補充錄入系統(tǒng)。

如需在系統(tǒng)修復后與客戶聯(lián)系,客服中心人員應(yīng)記下客戶姓名、聯(lián)系方式、事項等,并在系統(tǒng)恢復后予以跟蹤。

如故障在60分鐘內(nèi)仍未解決,客服中心經(jīng)理領(lǐng)導應(yīng)考慮采取其他適當行動。

三、斷電處理:

如有斷電情況發(fā)生,客服中心經(jīng)理應(yīng)立即電話通知公司相關(guān)人員,告知具體斷電情況。

如斷電情況持續(xù)30分鐘以上或更長,客服中心經(jīng)理應(yīng)立即以上報上級領(lǐng)導,協(xié)助系統(tǒng)相關(guān)人員一起進行修復工作,并負責控制員工情緒直到電力全部恢復。

如物業(yè)提前通知斷電時間段,客服中心經(jīng)理應(yīng)提前預警,安排好斷電期間工作事宜。

四、空調(diào)故障處理:

如出現(xiàn)空調(diào)故障,客服中心經(jīng)理應(yīng)立即聯(lián)系公司相關(guān)人員,任何情況下,客服中心都應(yīng)根據(jù)中心規(guī)模大小配備風扇以確保空氣的流通。

五、警報及火災(zāi):

客服中心管理人員應(yīng)保持高度的警覺性,以確保所有警報地區(qū)的正常狀態(tài)。

如有火警發(fā)生,應(yīng)檢查公司內(nèi)部以及聯(lián)系物業(yè)管理處,確認是否是警報出錯或試驗,如不是,應(yīng)遵照警報疏散流程行動。

六、網(wǎng)站故障:

客服中心應(yīng)借助客戶的聯(lián)絡(luò)渠道,在第一時間通過客戶的反饋判斷是否存在異常狀況(產(chǎn)品,服務(wù)等),并及時反饋至相關(guān)責任部門進行核查處理。

七、呼入呼出量的增漲:

對于電話呼入量和在線客服咨詢量,可控性較弱,必要時可安排呼出人員和支持部人員幫線,或通過IVR、話術(shù)、在線客服自動回復等進行設(shè)置,從而分流。

對于呼出量,可控性較強,可按日常呼出工作計劃進行。如遇突發(fā)情況,呼出量增漲,需由客服中心經(jīng)理根據(jù)實際情況,重新分配呼出任務(wù),以保證呼出工作的順利進行。

八、媒體采訪等公共危機處理

在與客戶的聯(lián)絡(luò)過程中,如遇到自稱是媒體記者時,客服中心人員應(yīng)禮貌回應(yīng),如對方有采訪的言語或需求時,則應(yīng)請對方留下所在媒體、職位、采訪內(nèi)容等信息,第一時間交由客服中心經(jīng)理處理,客服中心人員嚴禁私自接受媒體記者的采訪及問答。

當公司授意允許接受媒體記者等采訪時,應(yīng)統(tǒng)一指定發(fā)言人,統(tǒng)一口徑回答,其他人不能隨意接受媒體記者的采訪,更不能對外傳播相關(guān)信息。




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